Kunden- Lieferanten- Informationssystem (KLIS)

Mit dem Modul können schnell und terminbezogen Kunden oder Lieferanten informiert oder Nachfragen zu Aktionen oder Ereignissen gestartet werden.
Die Aktionen erfolgen per Mail und sind in der terminlichen Wiedervorlage einzeln konfigurierbar.

Allgemein

An Hand der Statikette sind die möglichen Ereignisse für die geplanten Aktionen ablesbar.

Solche Ereignisse sind:

• Nachfrage bei Kunden, Lieferanten oder Partnern zu noch nicht bestätigten Angeboten
• Benachrichtigung der Kunden zur Abholung bzw. Anlieferung fertiger Aufträge
• Benachrichtigung der Kunden über Lieferterminverschiebungen
• Benachrichtigung der Kunden zu überfälligen Gestellen (Verweis auf Leihgebühren)
• Information der Lieferanten zur Abholung bzw. zum Versand der bestellten Produkte
• Nachfrage bei Lieferanten zur Terminbestätigung von Bestellanfragen sowie Bestellungen

Der Nutzer kann zu den betreffenden Ereignissen Mails im Stapel oder einzeln mit den entsprechenden Informationen versenden. Das Datum des letzten Mailkontaktes wird gespeichert.

Handling/ Vorgehensweise

• Auswahl des Bereiches oder unabhängig (Auswahlbox leeren)
• Auswahl des Bearbeiters oder unabhängig (Auswahlbox leeren)
• Auswahl des Außendienstes (A-Dienst) oder unabhängig (Auswahlbox leeren)
• Auswahl der betreffenden Ereignisse durch Klick auf die entsprechende Lasche.

Das eigentliche Ereignisdatum „Termin“ setzt sich aus dem Druckdatum des Dokuments (entsprechend Statusmeldung) zuzüglich der in den Einstellungen von KLIS vorgegebenen Zeitspanne zusammen. Um eine zu häufige Benachrichtigung zu unterbinden, kann ein Zyklus (Wartefrist bis zum erneuten Mailkontakt!) definiert werden.

Ereignisse, deren Wartefrist überschritten ist, werden beim Laschenwechsel automatisch in der Spalte „?“ als Benachrichtigungsvorschlag markiert.

Zum Mailversand an die markierten Adressen ist die Taste „Versenden“ zu betätigen. Der entsprechende Text muss in der Mailvorlage bereits erfasst sein, da der gleichzeitige Mailversand an mehrere Adressen automatisch, d.h. ohne die Möglichkeit des nochmaligen Editierens des Mails erfolgt.
Beim Mailversand an einzelne Adressen ist bei der betreffenden Adresse die Taste „Mail“ zu betätigen. Der Mailclient wird mit der zugeordneten Mailvorlage geöffnet. Diese kann gewechselt oder editiert werden und das Mail ist dann direkt aus dem Mailclient zu versenden.

Das Datum des Mailversandes wird unter „Zuletzt gesendet“ gespeichert.

Die Generierung von Mails bei Lieferterminverschiebung erfolgt direkt im Programm „Dokumente“. Auslöser für die Mailgenerierung ist das Editieren des Feldes „Liefertermin“ am Auftrag.

Mail-Vorlagen

Im Modul "Basis" -> "Formulare" -> "Mail-Vorlagen" können für alle Aktionen die Mailvorlagen generiert werden.

Informationen zum Handling sind unter dem Stichwort "Mailvorlagen" zu finden.

Memo

Über Menüpunkt "Funktionen" -> "Memo" wird in die chronologische Aufzeichnung der Ereignisse verzweigt.

Mögliche Eingrenzungen der Anzeige

• Erinnerungstyp
• Dokumentennummer
• Datumsbereich
• Bearbeiter

Nach der Auswahl erfolgt eine tabellarische und chronologische Auflistung der Aktionen.

Optionen

Der Menüpunkt "Optionen" -> "AG-Erinnerung im Vorgang speichern" ist als Schalter ausgelegt. Wenn aktiv, dann werden die AG-Erinnerungen im dem Angebot zugehörigen Vorgang als Ereignis mit hinzugefügt, so dass dort Chronologie komplett abgebildet ist.

Rollups

• Adresse
• Klassifikatoren (KLP)
• Meno
• Vorgänge

Konfiguration

Allgemeine Einstellungen

Im Modul "Basisdaten/Konfiguration" –> "Konfiguration" –> "KLIS" sind die Grundeinstellungen für die verschiedenen Ereignisse einzutragen.

Angebote
Erste Erinnerung nach	Bezug auf Druckdatum des Angebotes
Zyklus	Sperrzeitspanne für erneute automatische Markierung zum Mailversand
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
Mindestwert	nur Berücksichtigung von Angeboten ab xxxxx,xx €
Höchstwert	nur Berücksichtigung von Angeboten unter xxxxx,xx €
AG nicht älter als	Eingrenzung des Recherchezeitraums
Fertigmeldung
Frage bei händischer Aktion
Zyklus	Sperrzeitspanne für erneute automatische Markierung zum Mailversand
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
Fertigmeldung nicht älter	Bezug auf das Datum der Fertigmeldung
Gestelle
Erste Erinnerung nach	Bezug auf Ausgabedatums des Gestells
Zyklus	Sperrzeitspanne für erneute automatische Markierung zum Mailversand
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
BS-Abholung
Tage vor Hüttentermin	Bezug auf Lieferdatum derBestellung
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
BS-Terminbestätigung
Erste Erinnerung nach	Bezug auf Druckdatum der Bestellung
Zyklus	Sperrzeitspanne für erneute automatische Markierung zum Mailversand
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
BA-Erinnerung
Erste Erinnerung nach	Bezug auf Druckdatum des Angebotes
Zyklus	Sperrzeitspanne für erneute automatische Markierung zum Mailversand
Wiederholung	Anzahl der automatischen Markierungen
BA nicht älter als	Eingrenzung des Recherchezeitraums

Adressspezifische Einstellungen

Speziell für jeder Adresse kann eingestellt werden, ob KLIS diese berücksichtigen soll. Dies ist wichtig, damit die Empfänger nicht mit Mails "zugeschüttet" werden.

Die Einstellungen sind im Modul "Adressen" -> Auswahl einer konkreten Adresse -> Taste "Einstellungen" -> Lasche "5 Allgemein" verschaltet. In Abhängigkeit ob Kunde oder Lieferant sind diese Einstellungen aktiv.

Bei angedachten Stapeloperationen (viele Adressen mit einmal bearbeiten) sind in der Adresstabelle die Blockfunktionen zu nutzen.

Zur Adress-Neuanlage ist im Modul "Basis" -> "Konfiguration" -> "Adressen" -> Lasche "4 Allgemein" eine Konfiguration verschaltet, welche adressspezifischen KLIS-Parameter automatisch gesetzt werden sollen. Die Parameter sind individuell für Kunden, Lieferanten und Partner einstellbar.

Rechte

Recht 3: Programm Partner starten Recht 158: Zugang KLIS Recht 159: KLIS - Anzeige aller Mitarbeiter

Verschaltung mit Modul

Modul 65: Kunden-Lieferanten-Informationssystem

Aufruf von

Start des Kunden-Lieferanten-Informationssystems über das Modul "Adressen/Firma" –> "Extern" –> "KLIS".