Mailvorlagen

Mailvorlagen werden von verschiedenen Modulen benötigt.

Konfiguration

Die Pfade für dei Mailvorlagen können an verschiedenen Stellen konfiguriert werden.

1. Unter "Basisdaten" -> "Konfiguration" -> "System" -> Lasche "2 Schnittstellen" kann der globale Pfad für Mailvorlagen eingestellt werden. Dieser Pfad gilt für alle Mitarbeiter und auf allen Stationen. Daher sollte sich der Pfad in einen Netzwerk-Verzeichnis befinden.
2. Unter "Adressen" -> "Firma" -> "Bereiche" können abweichende Pfade für Mailvorlagen eingestellt werden. Auch diese Pfade gelten für alle und sollten sich in einen Netzwerk-Verzeichnis befinden.
3. Im VERAS-Hauptfenster kann unter Drucker/Geräte/Schnittstellen ein Miterbeiter-bezogener Pfad für Mailvorlagen eingestellt werden. Dieser Pfad kann sich lokal auf einer Station befinden. Es ist aber auch möglich diesen Pfad im Netzwerk anzulegen. Dann sollte aber ein sinnvoller Name für den/die Ordner gewählt werden, damit diese noch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden können.
4. An gleicher Stelle (Drucker/Geräte/Schnittstellen) kann auch noch eine allgemeine Mail-Vorlage für jeden Nutzer eingestellt werden.

Wenn die Pfad korrekt gepflegt wurden, können unter "Basisdaten" -> "Formulare" -> Lasche "6 - Mail-Vorlagen" die bestehenden Mailvorlagen angepasst und neu angelegt werden.

Vorauswahl

Im Mail-Fenster im VERAS (nicht im Mail-Client wie z.B. Outlook) wird beim Versenden einer Mail immer eine Mailvorlage ausgewählt. Dabei versucht das Programm immer die zuletzt verwendete Vorlage, die für die aktuelle Mail passt, zu bevorzugen. Dabei spielt der Dokumenttyp eine große Rolle. Wenn man z.B. eine Rechnung versenden möchte, sucht das Programm nach passenden Mailvorlagen für Rechnungen. Dabei gilt folgende Priorität:

1. die allgemeine Mail-Vorlage des Nutzers, sonst
2. die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Dokumenttyp und Bereich (wenn Mailvorlagen für Bereiche eingerichtet wurden), sonst
3. die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Dokumenttyp, sonst
4. die oberste Mailvorlage in der Liste, die den passenden Dokumenttyp hat, sonst
5. die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Bereich (wenn Mailvorlagen für Bereiche eingerichtet wurden), sonst
6. die zuletzt genutzte Mailvorlage, sonst
7. die oberste Mailvorlage in der Liste

Der Speicher für Mailvorlagen für bestimmte Dokumenttypen (Punkt 2 und 3) wird nur dann überschrieben, wenn man eine Mailvorlage verwendet , die für den aktuellen Dokumenttyp vorgesehen ist.

Beispiel 1:
Man hat 2 Mailvorlagen für Angebote. Eine Vorlage für Private-Kunden (Mail_AG_privat.rtf) und eine für Firmen (Mail_AG_Standard.rtf). Wenn man nun ein Angebot an einen Privat-Kunden schickt und dafür die Mail_AG_privat.rtf benutzt, merkt das Programm sich das. Wenn man als nächstes ein Angebpt an eine Firma schicken möchte, wird wieder die Mail_AG_privat.rtf vorausgewählt und man muss selbst auf Mail_AG_Standard.rtf umstellen. Auch das wird sich wieder gemerkt, sodass man beim nächsten Angebot die Mail_AG_Standard.rtf als Vorauswahl bekommt.

Beispiel 2:
Man hat eine Mailvorlage für Bestellungen (Mail_BS_Standard.rtf) und eine für die Komunikation mit dem Kunden ohne gesonderten Dokumenttyp (Mail_KU_Standard.rtf). Wenn man nun eine Bestellung an einen Lieferanten schickt, wird die Mail_BS_Standard.rtf vorausgewählt und gespeichert. Wenn man aber einmal eine Bestellung an den zugehörigen Kunden schicken möchte, damit dieser über den Bestellprozess informiert ist, kann man dafür die Mail_KU_Standard.rtf benutzen. Da es sich dabei aber nicht um eine Mailvorlage für Bestellungen handelt, wird diese nicht gespeichert. Bei der nächsten Bestellung bekommt man wieder die Mail_BS_Standard.rtf als Vorauswahl.

Erstellen von Mailvorlagen

in Arbeit ...

Formatiert/Unformatiert

Im VERAS-Hauptfenster kann unter Drucker/Geräte/Schnittstellen für Mailvorlagen die "Erweiterte Unterstützung" und "Formatiert" eingestellt werden. Wenn man das einstellt, werden nur noch formatierte Word-Dokumente (.rtf) als Mailvorlagen verwendet. Alle Formatierungen der Vorlage (z.B.: Farben, Fett, Schrifftgröße, ...) werden dann auch in der Mail angewendet.
Werden diese Einstellungen hingegen deaktiviert, werden nur noch unformatierte Text-Dateien (.txt) als Mailvorlagen verwendet.

Variablen

in Arbeit ...

Benennung der Mailvorlagen

Damit die Mailvorlagen mit den richtigen Dokumenttypen verknüpft werden können, müssen diese das Kürzel des Dokumenttyps im Namen tragen. So muss eine Mailvorlage für Rechnungen folgenden Namensbestandteil besitzen:

_RG_

Der folgende Name wäre also ein gültiger Name für eine Mailvorlage für Rechnungen:

Vorlage_RG_Standard.rtf

Folgende Namen wären hingegen ungültig:

VorlageRGStandard.rtf
Vorlage_RG.rtf
RG_Standard.rtf

Allgemeine Mailvorlagen sind für alle Dokumenttypen gültig. Damit eine Mailvorlage als "allgemein" gilt, muss sie exakt 1 Unterstrich ( _ ) besitzen. Dies kann dann zum Beispiel so aussehen:

Vorlage_Standard.rtf

Die Präfixe der Mail-Vorlagen sind in der Tabelle unter "Basis" -> "Formulare" -> "Dokument-Typen" in der Spalte Präfix erkennbar.

Bei Speicherung im Editor wird der eingegebene Name automatisch mit dem Präfix des eingestellten Typs versehen.

Übersicht Mailvorlagen

Adressen
Kunde	Lieferant	Partner	Vorgang	freier Termin
Kundenkonditionsblatt	Gelangenheitserklärung
Gestelle
Gestell-Abholauftrag	Gestell-Abholinfomation
Dokumente
Angebot	Angebot - Adresse	Auftrag	Auftrag - Adresse	Gutschrift
Lieferschein	Bestellanfrage	Bestellung	Bestell-Reklamation
Mahnungen
Mahnung allg.	Mahnung Stufe 1	Mahnung Stufe 2	Mahnung Stufe 3	Mahnung Stufe 4
KLIS
Angebotserinnerung - Einzelmail	Angebotserinnerung - Sammelmail	Lieferterminverschiebung	Fertigmeldung Selbstabholer	Fertigmeldung
Fertigmeldung/ abholbereit	Lieferantenerinnerung	Lieferungsinformation	Gestellinformation	Gestellinformation (Sammel)
BA-Erinnerung	BS-ABholung	BS-Eingang