Memo

Die Memo dient der Aufzeichnung von verschiedenen und wichtigen Aktionen im System, so dass diese mit Zeitstempel und Bearbeiter nachvollziehbar sind.

Allgemein

Die Memoeinträge ermöglichen eine schnelle Übersicht, WER hat WANN und WELCHE Daten erfasst, geändert oder gelöscht. Eine Manipulierbarkeit der Memoeinträge ist ausgeschlossen.

Die Mitarbeiter sollten über diese Funktionalität informiert werden. Die Memo dient nicht nur der Nachweisbarkeit von Aktionen, sondern ist auch der Sicherheit dienlich, dass keine Aktionen z.B. an Dokumenten oder Preisen vorgenommen werden, welche einem Mitarbeiter ungerechtfertigt zur Last gelegt werden könnten.

In der Memo wird der Bearbeiter der Aktion mit hinterlegt. Deshalb sollten die Mitarbeiter auch zur Anonymisierung ihres Login-Passwortes sensibilisiert werden.

Handling/ Vorgehensweise

Memoeinträge werden vom System automatisch erzeugt und gespeichert. Die Erzeugung ist nutzerunabhängig und nicht abschaltbar.

Memoeinträge werden nicht nur an allen sensiblen Programmstellen (Dokumente, Druck, Produkte und Preise...) erzeugt.

Konfiguration

1. Es empfiehlt sich, die Memoeinträge in einer separaten Datenbank abzulegen. Somit wird der Größenzuwachs der Hauptdatenbank stark reduziert.
   • Im Modul "Basisdaten" - "Konfiguration" - "System" - Lasche "1 Allgemein" kann dazu die Einstellung erfolgen.
   • Die separate Datenbank ist mit bitec abzustimmen!
2. Ein Automatisches Löschen von Memoeinträgen ist möglich und sinnvoll um den Umfang der Memo zu reduzieren.
   • Im Modul "Basisdaten" - "Konfiguration" - "Dokumente" - Lasche "1 Erfassung" kann dazu die Einstellung erfolgen, wie viele Tage die Memoeinträge gehalten werden sollen.
   • Die Löschung der Einträge erfolgt im Prozess der Archivierung.

Erweiterte Funktionen

Recherche nach Memoeinträgen

Eine Recherche nach Memoeinträgen ist über das Modul "Memorecherche" möglich.

Memoanzeige

Die Memo zum entsprechenden Programmpunkt ist als Rollup verschalten und in (fast) jedem Programm verfügbar.

Rechte

• Recht 92: Bearbeitung freier Memoeinträge

Verschaltung mit Modul

• Es ist kein Modul mit der Memo verschaltet.

Aufruf von

• Die Memofunktionalität ist immer aktiv, muss nicht speziell aktiviert werden-

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