Vorabdruck

Das Modul "Vorabdruck" schafft die Möglichkeit, Dokumente vor dem Versand an die Kunden auf Richtigkeit zu kontrollieren und für den Versand freizugeben.

Allgemein

Teilweise obliegt die Freigabe von Dokumenten (besonders Angebote, Rechnungen) nur einzelnen Mitarbeitern in der Firma, wobei die Angebote und Aufträge durch verschiedene Mitarbeiter erfasst und bearbeitet werden.
Mittels dem Modul "Vorabdruck" werden die gewünschten Dokumente in speziellen Druckläufen als pdf-Dateien erzeugt und in einem konfigurierbaren Verzeichnis abgelegt. Der prüfende Bearbeiter kann sich über einen Browser diese Dokumente sichten, freigeben oder zurückweisen. Freigegebene Dokumente können danach über einen speziellen Druckfilter im Stapel "ganz normal" ausgegeben werden.

Hinweis: Die per Vorabdruck erzeugten Dokumente tragen noch keine neue Dokumentennummer (z.B. Rechnungs-Nummer)

Handling/ Vorgehensweise

Konfiguration

• Freischaltung der Funktionalität im Modul "Basis" -> "Konfiguration" -> "Druck" -> Lasche "2 Dokumente" -> "Stapeldruck"
  • "Erweiterung VA" aktivieren
  • "Vorabdruck als Pdf" aktivieren um pdf-Dateien zu erzeugen, ansonsten werden die Dokumente gedruckt (Papier!)
• Angabe des Zielverzeichnisses für die Pdf-Vorbadruck-Dateien im Modul "Basis" -> "Konfiguration" -> "Druck" -> Lasche "12 Report" -> Feld "Pdf-Vorabdruck".

Hinweis: Das Verzeichnis sollte für alle Mitarbeiter erreichbar sein (Netzlaufwerk verwenden)

Vorabdruck Erzeugung

Erzeugung der Vorabdrucke

Nach der Auswahl der entsprechenden Dokumente ist die Ausgabeform auf "Vorabdruck" zu stellen. Danach ist wie üblich per Ok-Taste die Erzeugung der Dokumente zu starten.

Hinweis: Die Wahl der Ausgabeform befindet sich zwischen den zwei Daten-Tabellen.

Prüfung/ Freigabe =

Die Kontrolle der Vorabdruck-Dokumente erfolgt gleichfalls im Modul "Faktura" -> "Druck" -> "VA-Kontrolle".
Per Vorfilter kann der gewünschte Dokumentenstapel auf einen Dokumententyp und/oder den Bereich eingrenzt werden. In der Tabelle werden danach alle relevanten Dokumente eingelesen.

Vorabdruck Kontrolle

Pro Zeile (Dokument) stehen 3 Tasten zur Verfügung:

• Anzeige - Zeigt die pdf mittels des am Arbeitsplatz verschalteten pdf-Viewers an
• IstOk - Freigabe des Dokumentes für die "normale" Ausgabe
• Reset: Zurücksetzen des Status "Vorabdruck" (Nachbearbeitung notwendig)

Durch Aktivierung der Tasten wird sofort der neue Status am Dokument wirksam. Die pdf-Dateien im Ausgabeverzeichnis werden dabei gelöscht, so dass kein "Datenmüll" verbleibt.

Hinweis: Jede Zeile muss einzeln bearbeitet werden. Dokumente in nicht bearbeiteten Zeilen verbleiben im Status "Vorabdruck".

Vorabdruck Ausgabe

Dokumentenausgabe

Im entsprechenden Auswahlfilter im Stapeldruck ist als Ausgabe "Vorabdruck Ok" zu wählen. Dadurch werden alle in der "VA-Kontrolle" freigegebenen Dokumente in die Drucktabelle eingelesen und können jetzt "ganz normal" ausgegeben werden, es werden also Dokumentennummern und weitere Stati gesetzt.
Die weiteren Parameter im Filter behalten ihre Funktionalität, so dass die Daten z.B. noch zusätzlich auf den Bereich eingeschränkt werden kann.

Verschaltet mit Modul

• keine Verschaltung mit einem Modul

Rechte

• keine zusätzlichen gesonderten Rechte zur "normalen" Dokumentenausgabe

Aufruf von

• Der Aufruf erfolgt aus dem Modul "Faktura" -> Stapeldruck (AG, AB, LS, RG)