XML-Import-Schnittstelle

Mit dem Modul "XML-Import-Schnittstelle" können schnell und einfach komplette Dokumenten als XML-Datei von VERAS zu VERAS (z.B. Kunde zu Lieferant) übertragen bzw. Daten von Fremdsystemen nach VERAS importiert werden.

Allgemein

Soll bei einem Lieferanten, welcher auch VERAS nutzt, etwas bestellt werden, so besteht die Möglichkeit, dass optional mit der Mail die Bestellung als XML-Datei mitgeliefert wird. Der Lieferant kann die Datei in sein VERAS einlesen und erhält einen Auftrag, welcher mit den aktuellen Konditionen überrechnet ist.
Beim Import erfolgt eine Produktreferenzierung, so dass abweichende Produktnummern bzw. -bezeichnungen des Kunden auf die Eigenen umgelenkt werden.
Die Referenzierung ist Besteller-bezogen, so dass auch unterschiedliche Produktnummern bzw. -bezeichnungen verschiedener Kunden sauber umgelenkt werden können. Ein händischer Eingriff ist nur notwendig, wenn neue und unbekannt Produkte auftauchen. Nur eine kurze Anlaufzeit wird dafür im Allgemeinen benötigt.

Es können prinzipiell auch Dateien im nicht VERAS-XML-Format (z.B. XLS, TXT...) eingelesen werden. Dafür sind spezielle Vorkonverter notwendig, welche das jeweilige Datenformat zuerst in das VERAS-XML-Format wandeln und danach erfolgt der "normale" Durchlauf. Diese Vorkonverter werden für jedes Format programmiert, können vom Kunden nicht selbst angepasst werden.

Das automatisierte Importverfahren hat mehrere Vorteile.

1. deutliche Kostensenkung, denn der Import dauert gegenüber dem "Abtippen" nur wenige Sekunden
2. die Fehlerquote sinkt auf 0, denn es kann keine Lese- oder Tippfehler geben

Das VERAS-XML-Format wurde so entwickelt, dass es komplette Aufträge/ Bestellungen abbilden kann. Alles was auf einem Dokument (Angebot, Auftrag, Bestellung) schriftlich ausgegeben werden kann, wird in der Datei auch hinterlegt.

Handling/ Vorgehensweise

Export von Dokumenten

• Der Export einer XML-Datei erfolgt automatisch beim Mailen einer Bestellung zum Lieferanten, soweit am Lieferanten die Option zum Erhalt der Bestelldaten im XML-Format aktiviert ist.
• Sollen die Daten zu mehreren Bestellungen für einen Lieferanten im Stapel die entsprechenden XML-Dateien erzeugen, kann dies im Modul "Ex-/Import" -> "Export Bestellanfragen / Bestellungen" erfolgen.
• Ein manueller Export der Bestelldaten in eine XML-Struktur ist im Modul "Dokumente" -> "Bestellungen" -> "Menü Funktionen" ausführbar.
• Ein manueller Export von Angeboten / Aufträgen in eine XML-Struktur ist im Modul "Dokumente" -> "Menü Funktionen" implementiert.

Import von Dokumenten

• Der Import erfolgt

Konfiguration

• Modul "Adressen" -> Lieferant -> Taste "Einstellungen" -> Lasche "5 Allgemein"
  • Mail mit dxf-Datei
    • XML mit Preis
    • XML mit Dok-Referenz
• Modul "Basis" -> "Konfiguration" -> "Druck" -> "Lasche 3 Anzeige/Ausgabe"
  • Mail incl. XML-Datei

Rechte

Recht 17: Programm Daten-Ex/Import starten

Verschalten mit Modul

In Abhängigkeit der gewünschten Funktionalitäten werden unterschiedliche Module benötigt. Für verschiedene Schnittstellen zu Lieferanten welche die Daten nicht im VERAS-XML-Format liefern, werden noch spezielle Vor-Konverter benötigt.

• Modul 34: Export Dokumente (XML)
• Modul 37: Importkonverter (Veras)
• Modul 77: Export Bestellung (XML)
• Modul xx: Spezielle Import-Vorkonverter

Aufruf von

• Modul IM- Export
• Mail-Versand von Bestellungen
• spezielle Schnittstellen aus dem Modul "Dokumente"