Akontorechnung

Definition: Eine Akontorechnung – auch Abschlagsrechnung genannt – ist eine Art Zwischenrechnung. Zahlungen werden dabei schon gefordert, bevor eine Ware oder Leistung geliefert bzw. bevor ein Auftrag fertiggestellt ist.

Wichtig ist auch der Unterschied zwischen Teil- und Akontorechnung. Bei der Akontorechnungen wird ein gewisser Prozentsatz der Gesamtsumme gefordert. Das erfolgt vor der Fertigstellung und hängt nicht von gewissen Zwischenzielen ab. Die Teilrechnung hingegen wird nach einer festgelegten Teilleistung gestellt. Diese Teilleistung muss bei der Zahlung bereits vollständig erbracht worden sein.

Allgemein

AKonto - Projektzuordnung

• Ziel von Akonto ist die Anforderung von Anzahlung entsprechend des Fertigungsfortschrittes für langfristige Aufträge.
  • Das Projekt kann fortlaufend um weitere Aufträge erweitert werden, die Gesamtsumme ist somit anwachsend
  • Eine Modifizierung der Aufträge ist weiterhin möglich, der Gesamtwert aller Aufträge darf nur nicht geringer als der bereits angeforderte Betrag sein
• Die entsprechenden Aufträge müssen einem Projekt zugeordnet sein, bei welchem das Attribut "AKontorechnung" aktiviert ist
  • Dazu die Tasten im Feld Projekt nutzen, über welche eine Zuordnung, Änderung oder Löschung der Zuordnung erfolgen kann
• Angebote können gleichfalls bereits einem Akontoprojekt zugeordnet werden, so dass beim Kopieren in einen Auftrag die Akonto-Information bereits am Dokument hinterlegt ist
• Einem Akontoprojekt können nur Dokumente mit dem gleichen Kunden zugeordnet werden
  • Nach der Projektzuordnung ist der Kunde an diesen Dokumenten nicht mehr änderbar

• Es können mehrere Akontorechnungen zu einem Projekt gelegt werden.
• Mit der Akontoschlussrechnung wird das Projekt abgeschlossen
• Akontorechnungen und - schlussrechnungen werden analog "normalen" Rechnungen an die Buchhaltung übergeben bzw. als OP für die OP-Verwaltung generiert
• Die Archivierung der Aufträge erfolgt erst nach dem Legen der Akontoschlussrechnung

Handling/ Vorgehensweise

Akonto - Parameter

• Für die Rechnungslegung werden alle zu einem Projekt gehörigen Aufträge bzw. die generierten Rechnungs-Teilungen dieser Aufträge zur Auswahl angeboten (obere Tabelle)
• Je nach Fertigungsfortschritt können einzelne Aufträge oder Rechnungs-Teilungen zur Berechnung freigegeben werden (untere Tabelle)
• Mit Bestätigung wird in den

Für die zur Abrechnung ausgewählten Aufträge / Teilrechnungen wird der aktuelle Auftragswert abzüglich Sicherheitseinbehalt als Vorauszahlungsbetrag für die Abschlagsrechnung angeboten. Dieser Betrag kann manuell variiert werden. Es können beliebig viele Abschlagsrechnungen (wenn es der Auftragswert gestattet!) erstellt werden. Auf den Reporten werden die bereits angeforderten Werte und deren Begleichung (Daten aus der OP- Verwaltung) ausgewiesen. Mit Erstellung der Schlussrechnung wird der Sicherheitseinbehalt aufgelöst und die Aufträge des Projektes zur Archivierung freigegeben sowie das Akontoprojekt als abgeschlossen registriert. Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung können für Korrekturen zurückgesetzt und erneut generiert werden. Ein Wiederholungsdruck (identische Kopie)

Aufruf von

• Aktivierung im Modul "Faktura"
• Automatische Weiterleitung bei Aktivierung des RG-Druckes aus dem Modul "Dokumente", bei entsprechend eingestellten Dokumenten