Mailvorlagen

Mailvorlagen werden von verschiedenen Modulen benötigt.

Konfiguration

1. Unter "Basisdaten->Konfiguration->System->2 Schnittstellen" kann der globale Pfad für Mailvorlagen eingestellt werden. Dieser Pfad gilt für alle Mitarbeiter und auf allen Stationen. Daher sollte sich der Pfad in einen Netzwerk-Verzeichnis befinden.
2. Unter "Adressen->Firma->Bereiche" können abweichende Pfade für Mailvorlagen eingestellt werden. Auch diese Pfade gelten für alle und sollten sich in einen Netzwerk-Verzeichnis befinden.
3. Im VERAS-Hauptfenster kann unter Drucker/Geräte/Schnittstellen ein Miterbeiter-bezogener Pfad für Mailvorlagen eingestellt werden. Dieser Pfad kann sich lokal auf einer Station befinden. Es ist aber auch möglich diesen Pfad im Netzwerk anzulegen. Dann sollte aber ein sinnvoller Name für den/die Orner gewählt werden, damit diese noch den entsprechenden Mitarbeitern zugeordnet werden können.
4. An gleicher Stelle (Drucker/Geräte/Schnittstellen) kann auch noch eine allgemeine Mail-Vorlage für jeden Nutzer eingestellt werden.

Vorauswahl

Im Mail-Fenster im VERAS (nicht im Mail-Client wie z.B. Outlook) wird beim Versenden einer Mail immer eine Mailvorlage ausgewählt. Dabei versucht das Programm immer die zuletzt verwendete Vorlage, die für die aktuelle Mail passt, zu bevorzugen. Dabei spielt der Dokumenttyp eine große Rolle. Wenn man z.B. eine Rechnung versenden möchte, sucht das Programm nach passenden Mailvorlagen für Rechnungen. Dabei gilt folgende Priorität:

• die allgemeine Mail-Vorlage des Nutzers, sonst
• die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Dokumenttyp und Bereich (wenn Mailvorlagen für Bereiche eingerichtet wurden), sonst
• die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Dokumenttyp, sonst
• die oberste Mailvorlage in der Liste, die den passenden Dokumenttyp hat, sonst
• die zuletzt genutzte Mailvorlage für den aktuellen Bereich (wenn Mailvorlagen für Bereiche eingerichtet wurden), sonst
• die zuletzt genutzte Mailvorlage, sonst
• die oberste Mailvorlage in der Liste

Benennung der Mailvorlagen

Damit die Mailvorlagen mit den richtigen Dokumenttypen verknüpft werden können, müssen diese das Kürzel des Dokumenttyps im Namen tragen. So muss eine Mailvorlage für Rechnungen folgenden Namensbestandteil besiten:

_RG_

Der folgende Name wäre also ein gültiger Name für eine Mailvorlage für Rechnungen:

Vorlage_RG_Standard.rtf

Folgende Namen wären hingegen ungültig:

VorlageRGStandard.rtf
Vorlage_RG.rtf
RG_Standard.rtf