Akontorechnung

Definition: Eine Akontorechnung – auch Abschlagsrechnung genannt – ist eine Art Zwischenrechnung. Zahlungen werden dabei schon gefordert, bevor eine Ware oder Leistung geliefert bzw. bevor ein Auftrag fertiggestellt ist.

Wichtig ist auch der Unterschied zwischen Teil- und Akontorechnung. Bei der Akontorechnungen wird ein gewisser Prozentsatz der Gesamtsumme gefordert. Das erfolgt vor der Fertigstellung und hängt nicht von gewissen Zwischenzielen ab. Die Teilrechnung hingegen wird nach einer festgelegten Teilleistung gestellt. Diese Teilleistung muss bei der Zahlung bereits vollständig erbracht worden sein.

Allgemein

AKonto - Projektzuordnung

• Ziel von Akonto ist die Anforderung von Anzahlung entsprechend des Fertigungsfortschrittes für langfristige Projekte, welche sich über mehrere Aufträge verteilen können
  • Das Projekt kann fortlaufend um weitere Aufträge erweitert werden, die Gesamtsumme ist somit anwachsend
  • Eine preisliche Modifizierung der Aufträge ist weiterhin möglich, der Gesamtwert aller Aufträge darf nur nicht geringer als der bereits angeforderte Betrag sein
• Die entsprechenden Aufträge müssen einem Projekt zugeordnet sein, bei welchem das Attribut "AKontorechnung" aktiviert ist
  • Dazu die Tasten im Feld Projekt nutzen, über welche eine Zuordnung, Änderung oder Löschung der Zuordnung erfolgen kann
• Angebote können gleichfalls bereits einem Akontoprojekt zugeordnet werden, so dass beim Kopieren in einen Auftrag die Akonto-Information bereits am Dokument hinterlegt ist
• Einem Akontoprojekt können nur Dokumente mit dem gleichen Kunden zugeordnet werden
  • Nach der Projektzuordnung ist der Kunde an diesen Dokumenten nicht mehr änderbar

• Es können mehrere Akontorechnungen zu einem Projekt gelegt werden
• Mit der Akontoschlussrechnung wird das Projekt abgeschlossen
• Akontorechnungen und - schlussrechnungen werden analog "normalen" Rechnungen an die Buchhaltung übergeben bzw. als OP für die OP-Verwaltung generiert
• Die Archivierung der Aufträge erfolgt erst nach dem Legen der Akontoschlussrechnung

Handling/ Vorgehensweise

Akonto - Parameter

• Für die Rechnungslegung werden alle zu einem gewählten Projekt gehörigen Aufträge bzw. die generierten Rechnungs-Teilungen dieser Aufträge zur Auswahl angeboten (obere Tabelle)
• Je nach Fertigungsfortschritt können einzelne Aufträge oder Rechnungs-Teilungen zur Berechnung freigegeben werden (untere Tabelle)
• Mit Bestätigung wird in einen weiteren Dialog zur Eingabe der Beträge verzweigt
  • Anforderung oder Schlußrechnung wählbar
  • Sicherheitseinbehalt eintragbar
    • Wird mit der Schlußrechnung aufgelöst
  • Angeforderter Betrag
  • Bereits beglichener Betrag
    • Aus der OP-Verwaltung
    • Manuelle Eingabe
  • Zahlungsbedingung wählbar
  • Auflistung der bereits gelegten Akontorechnungen
  • Vorschau des Dokumentes möglich, wobei keine Stati gesetzt werden

Erweiterte Funktion

Diese Funktionen sind unter dem Menüpunkt "Funktionen" verschaltet.

Übersicht AKonto

Akonto - Übersicht

Tabellarische und informative Übersicht aller im System erfassten Akonto-Projekte mit allen relevanten Daten. Es sind keine Auswahl-Filter verschalten, so dass immer alle Projekte eingelesen werden.

Hinweis: zur besseren Lesbarkeit die Baumstruktur nach dem Laden der Daten zusammenklappen

Folgende Informationen werden angezeit.

• Status des Projekte
  • laufende Projekte rot gekenntzeichnet
  • abgeschlossene Projekte grün gekennzeichnet
• Zugeordnete Aufträge
  • mit Adresse, Liefertermin und Beträgen
• bereits gelegt Anforderungen bzw. Schlußrechnung
• Tilgungssätze aus der VERAS-OP-Verwaltung

Konfiguration

Nummernkreise

• Einstellung der Nummernkreise für Akontorechnung und -schlußrechnung
  • jeweils wählbar "separater Nummernkreis" oder "RG-Nummernkreis"
  • s. "Basis" -> "Konfiguration" -> "Nummernkreise"
• Kopiensteuerung und weitere Parameter
  • s. "Basis" -> "Konfiguration" -> "Druck" -> Lasche "1 Formulare"

Rechte

• Recht 58: Druck Rechnungen
  • zum Start des Akonto-Moduls
• Recht 121: Druck Dokumente (allg.)
  • zur Ausgabe von Dokumenten innerhalb des Akonto-Moduls

Verschaltung mit Module

• Modul 55: Akonto

Aufruf von

• Aktivierung im Modul "Faktura"
• Automatische Weiterleitung bei Aktivierung des RG-Druckes aus dem Modul "Dokumente", bei entsprechend eingestellten Dokumenten